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学校では教えてくれない社会のオキテ

学校では教わることの出来ない、社会に出ないとわからないオキテ(ルールあるいはマナー)についてのブログ。既に就職されている方のご参考にもなるでしょう。

第8講 ”伝わる”メールを書くための3か条 〜 電子メール(1)

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第8講 ”伝わる”メールを書くための3か条 〜 電子メール(1)

電子メールはビジネスの上でも必須のスキルになっています。 相手にしっかりと情報が”伝わる”メールを書くための3か条をまとめてみました。 是非今日からやってみることをオススメします。

 (1)タイトルだけで要件を伝える

 よく「〇〇の件」というタイトルのメールを見かけますが、一番悪い例です。
 皆忙しいですし処理するメールも多いのですから、わざわざ開かなければどういうメールかわからないものは、読んでもらえません。
 文章になっても構わないですから、タイトルだけで要件を伝えましょう。「〇〇の購入について承認をお願いします」「〇〇会議は◯月◯日の◯時開催です。出欠を至急お知らせください」といった要領で十分です。

(2)まどろっこしい時候の挨拶などは不要。要件にすぐ入る

 メールはあくまで「簡易的な情報伝達手段」と思い切りましょう。大事な情報や要件であれば文書や面と向かっての口頭で行うはず。要件を伝えることだけに集中しましょう。書く側も読む側も時間の節約になります。
 従って、まどろっこしい時候の挨拶は要りません。それでも「いきなり要件に入るのは気が引けるのだけれど」という方は、「いつもお世話になっております」の一行を最初に入れておけば十分です。

(3)自分はどこの誰か、相手に求めるアクションは何か、を最初にもってくる

 この2つを伝えれば、相手はメールの意図を理解して、自然に以降の文章をしっかり読んでくれます。
 「〇〇社の〇〇です。〇〇様に会議の出席をお願いしたくメールいたしました。」  「〇〇本部の〇〇です。〇〇社に提出する見積書の内容チェックを〇〇日までにお願いいたします。」  そして詳細については、以降に書いておけばいいのです。その時に、出来るだけ段落を短めにまとめておけば、さらに相手の理解も早まるでしょう。


 情報伝達は情報共有と並んでビジネスの勘所。”伝わる”メールは、業務の効率化に確実につながります。「ストレートかつスピーディーに」をいつも心がけましょう。
 今回は基本中の基本をご紹介しましたが、またの機会にさらに1ランク上のノウハウを紹介します。ご期待ください。

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50代前半。化学系と印刷系の会社で研究・開発・製造・企画系の業務経験あり。

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