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学校では教えてくれない社会のオキテ

学校では教わることの出来ない、社会に出ないとわからないオキテ(ルールあるいはマナー)についてのブログ。既に就職されている方のご参考にもなるでしょう。

第19講 なかなかやるな、と思わせるメールの書き方 〜 電子メール(2)

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第19講 なかなかやるな、と思わせるメールの書き方 〜 電子メール(2)

複数の人にも簡単に情報を知らせることができる電子メール。 既に第8講で挙げた3か条に加えて、一歩先を行くメールの書き方をご紹介します。


(1)署名はしっかりつくり、時々見直す

 直接会う前にメールで連絡を取り合うのが当たり前になってきました。そうなるとメールに付される「署名」が名刺の役割を担います。
 最新の所属、住所、電話番号になっているでしょうか? 会社のサイトURLやアクセス方法はありますか? 読みにくい名前には読み仮名をつけていますか? 今一度確認してみてください。そして時々は内容を見直すことを習慣付けましょう。
 ただ、だからといって10行くらいにも渡る署名は邪魔なだけです。出来れば5行程度に収まるようにうまくデザインしましょう。

(2)ナナメ読み出来る工夫をする

 だらだら続く文章を読んでいるほど皆ヒマではありません。長いメールの最大の問題は、メールの重要性がすぐに判断できないことです。
 ナナメ読み出来、かつ重要性がすぐにわかる工夫をしましょう。新聞記事、人気のあるサイトやブログの文章を参考にしてみるといいと思います。一例を挙げてみれば・・・  重要なポイントの頭に「●」をつけて「大見出し」にする。見出しの次の一文はその項目に関する結論あるいは依頼事項を「小見出し」として一行で書く。一行置いて、その理由や詳細を書く。以上のような3段構造にするのです。
 こうすれば、忙しい人は「大見出し」だけ、あるいは「小見出し」まで見てメールの概要をつかむことが出来ます。場合によっては、その段階で直接電話で内容を確認してくれるかもしれませんが、それで十分メールの目的は果たされているわけです。

(3)返信用の回答フォーマットをつける

 メールの受信者から回答が必要な時があります。「Yes」「No」の単純な回答でないなら、この時に相手にわざわざ文章を書かせるのでは配慮に欠けるというものです。
 この際、相手が返信しやすいような回答フォーマットをつけてしまいましょう。「( )内を埋めて下さい」とか「●月●日●時希望」とか「(1)〜(3)の中から選択してください」など、最低限の手間で返せるようにすれば、レスポンスも良くなるはずです。決まったフォーマットで返ってくるので、あなたも集計しやすいでしょう。


 メールソフトには、メールの重要性を指定する機能がありますが、いくらそれで「重要」指定をしても、今や皆メールに埋もれている時代ですから見過ごされる可能性は大いにあります。
 「この人のメールはわかりやすいし先に読んでおこう」。そう思わせるような信用こそがこの時代には大事なのだと思います。

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50代前半。化学系と印刷系の会社で研究・開発・製造・企画系の業務経験あり。

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