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学校では教えてくれない社会のオキテ

学校では教わることの出来ない、社会に出ないとわからないオキテ(ルールあるいはマナー)についてのブログ。既に就職されている方のご参考にもなるでしょう。

第3講 会議に出席するときの基本 〜 会議(1)

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第3講 会議に出席するときの基本 〜 会議(1)

社会人になれば避けられないのは会議です。 今回はまず会議に出席する際の基本的な心得について。


(1)遅れるなどもってのほか。5分前には会場に着こう
 

 会議は出席者全員に同じ情報が共有されていなければ成り立ちません。「5分前行動」は会議のときこそ必ず行いましょう。 会議の主催者に、会議の中では聴けないことを事前に確認出来る時間でもあります。
 中には、ギリギリまで腰を上げない先輩がいるかもしれませんが、そんな人は反面教師にして、自分はさっさと会場に向かいましょう。

(2)事前に配布される資料は必ずサッとでも目を通し、自分の意見を決めて参加しよう

 いくら忙しい時でも、資料は流し読みでもいいので目を通しましょう。
 会議全体の議題の内容や数がわかれば時間配分を見積もれますし、出席者のリストを見れば自分のスタンスがわかります。それぞれの議題について、意見・質問事項などをメモ書きしておけば突然指名されても焦らないで済みます。

(3)「言葉」や「表現」がわかり難いときには最初に聞いてしまおう  

 会議中、あるいは議題でわかりにくい言葉や表現が出てきたときには、即その場で聞いてしまいましょう。多くの場合、他の人もわからないことが多いものです。
 また、会議が滞っている時などにも、基本的な事項を再確認することで、全員の認識や議論の方向性を揃えられるメリットがあります。

(4)出席者の中で最終決定権をもつ人を確認し、会議の目的を予め知って出席しよう

 どんな会議でも、最終的には「何かを決める」ものです。その時のキーパーソンとなる、決定権を持っている人は誰かを確認しましょう。その人の考え方や意見を知っておけば会議の流れを乱さないで済みます。
 加えて、会議の目的は、不明瞭なときは会議の主催者に聞いておけば、無駄な脱線をせずに流れに沿った自分の意見を述べることが出来ます。


 忘れてはいけないのは、会議には「人数×時間」分のコストがかかっていること。
 「無駄な会議をしないこと」は、どんなコスト削減よりも、有効な効率アップにつながることを意識しましょう。

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50代前半。化学系と印刷系の会社で研究・開発・製造・企画系の業務経験あり。

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