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学校では教えてくれない社会のオキテ

学校では教わることの出来ない、社会に出ないとわからないオキテ(ルールあるいはマナー)についてのブログ。既に就職されている方のご参考にもなるでしょう。

第31講 いくら会議をしても何も進まないワケ 〜 会議(3)

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第31講 いくら会議をしても何も進まないワケ 〜 会議(3)

皆さん、今日も会議していますか? 世の中には不可思議な現象があって、毎月定例で会議が開かれているのに何も業務が進んでいないことってありませんか? 今回はそのミステリーのワケについて考えてみたいと思います。

 

(1)実行担当者が参加していない

 業務を実行する担当者が参加していないと、どうしても内容が伝聞になり具体性にも欠けます。また、本人が気づいていない問題点をその場で指摘することも出来ません。それに担当者じゃないと当事者意識が薄くなるもの。たとえ忙しかろうと実行担当者を引っ張ってくるのが一番です。
 ただ、多忙にかまけて代理者ばかり出てくるのはもっての外。その部の責任者に訴えてでも担当者出席を強く依頼しましょう。

(2)会議の内容や経緯に関する理解がバラバラである

 会議が行きつ戻りつする最大の原因は、これにあります。出席者の経験年数や役職の違い、そして担当者変更による途中参加など、各者の理解がバラバラになってしまう要因はいくらでもあります。ただ、それをいかにフラットにして皆が同じ認識で会議に臨めるかが主催者の腕です。  場合によっては、会議に先立って個別補習をすることも厭わぬくらいの気概を持ちましょう。

(3)出席者一人ひとりの宿題や納期を明確にしないで終わる

 会議の議論に大半の時間がとられてしまって尻すぼみで終わってしまう場合に特にあるケースです。誰しも宿題を持って帰るのはいやなものでしょうが、これをしない限りいくら会議をやっても何も進みません。ポイントは会議中にもホワイトボードにリストアップしておき、会議の終了時に再度確認し議事録に残すこと。
 一部の部署や出席者にばかり偏った量の宿題を与えるのは一番避けたいことです。出席者全員が何らかの役割を可能な限り果たしてもらうことで連帯感と緊張感をコントロールするのも主催者の役目です。

(4)次回の開催日程をその場で決めないで解散する

 これもよくあることではないでしょうか。特にグループウェアで予定確認ができる組織の場合には、「会議後に各々の予定を確認して後で連絡します」となってしまうのでは? ところがそれだといつまでも決まらないものなのです。
 表現は悪いのですが、逃がしてはいけません。せっかくその場にいるのですから、その場で次回の日程を仮決めでもいいのでフィックスしましょう。日程によっては宿題内容や納期が変わることもあるのです。次回日程を決めることは重要な議事です。


 会議というと「根回しが必要」とよく言われますが、結論を円滑に出すことのために奔走する根回しではなくて、上に述べたような本来の意味での会議の体裁を整えるという根回しこそが主催者の大事な仕事だと思います。 会議でもめることは悪いことではないのです。ただ、その会議がちゃんとした会議であり議論の場でさえあれば。
 そして最後にもう一つだけ重要なのは会議のタイムスケジュールを主催者が最初から最後までイメージしておくことです。最後の「宿題の確認」「次回日程決定」まできっちりとやってこその会議ではないでしょうか。

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50代前半。化学系と印刷系の会社で研究・開発・製造・企画系の業務経験あり。

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