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学校では教えてくれない社会のオキテ

学校では教わることの出来ない、社会に出ないとわからないオキテ(ルールあるいはマナー)についてのブログ。既に就職されている方のご参考にもなるでしょう。

第10講 電話をかける時に気をつけること 〜 電話(2)

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第10講 電話をかける時に気をつけること 〜 電話(2)

自分から電話をかける時に気をつけることをまとめてみました。 電話の特性上、気を遣うべきことがあり、それが出来るのと出来ないのとではずいぶん相手に与える印象が異なります。

 

(1)呼吸を整え、自分の会社名と名前をはっきりと伝える

 焦ったり感情的になっている状態で電話をかけるべきではありません。落ち着けて呼吸がととのった状態で電話をしましょう。
 相手が出たら、遅からず早からずの速さの口調ではっきりと会社名と名前を言います。「お世話になっております」を挟んで、相手先の名前を伝えましょう。
 例え携帯電話番号でも相手が確認できるまでは全人向けのフォーマルな対応をとるべきです。

(2)相手の都合を確認してから要件に入る

 これがなかなか出来ない方が多く見受けられるのですが、すぐ要件に入ってしまってはいけません。
 電話はあくまでこちらの都合でかけているのですから、まず相手に通話する余裕があるかどうか、都合を確認しましょう。出来れば要件によって「5分ほどで結構ですがよろしいでしょうか」「ちょっとお時間がかかりますがよろしいでしょうか」などと時間の目安を伝えるのも親切です。

(3)受話器を置ききるまで相手は聴いているという意識を持つ

 要件が終わって挨拶を済ませてしまうと、ホッとして緊張が緩んでしまう方がいらっしゃいますが、受話器を置ききって手を離すまで相手は耳を傾けていると意識しましょう。
 他の人に話しかけながら切るとか、ため息をつくとかはやめたいものです。ましてや、「ガチャン!」と受話器を落とすように切ってしまっては間違いなく相手を不快にさせるでしょう。


 上級者になると、電話をかける前に相手先の都合を確認したりイメージしたりすることでスムーズに電話をつなげることを意識します。社内だったらイントラネットでスケジュールを確認したり、相手の行動パターンを読んで「今は朝のミーティング時間だから避けよう」とか「午前中の訪問先からの移動中だからつながりやすいだろう」などと電話のタイミングを図るのです。こうしたちょっとしたことで自分も相手も楽になるのです。

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50代前半。化学系と印刷系の会社で研究・開発・製造・企画系の業務経験あり。

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