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学校では教えてくれない社会のオキテ

学校では教わることの出来ない、社会に出ないとわからないオキテ(ルールあるいはマナー)についてのブログ。既に就職されている方のご参考にもなるでしょう。

第18講 オフィスの効率化の切り札「3S」 〜 オフィス(1)

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第18講 オフィスの効率化の切り札「3S」 〜 オフィス(1)

オフィスの業務時間の内で「何かを探す」ことにどれだけの時間をとられているか考えたことがあるでしょうか。調査によってバラつきますが、なんと10〜30%が費やされているとか。 製造現場では「5S」がきちんとしている現場が理想的であるとされています。 これはオフィスでも同じこと。「オレは沢山の仕事が出来る奴」とばかりに机上が書類で乱雑になっていることを誇ったのは昔の話。今は”スッキリな机上”がデキル奴の条件です。

 

 まず、「5S」の復習から。「整理・整頓・清掃・清潔・躾」のローマ字の頭文字をとったものです。(詳しくは、Wikipediaより 5Sを参照) この中でも「整理・整頓・清潔」をオフィスの「3S」として取り上げます。

(1)整理 … 要らないものを選別し捨てる

 まずは、これ有りきです。整理しないで整頓をいくらしても元の木阿弥。
 どうしても「捨てられない」人はいると思いますので、コツを1つ。引き出しの中に、完全に時系列に書類を並べるのです。最近使ったものは常に手前に片付けます。半年もすれば、ほとんど使わない書類が奥の方に滞留します。そこから捨てていけばいい。部署で残しておくべき書類なら、さっさと共通の場所にファイルしてしまえばいいのです。個人情報なら尚更いつまでも自分のところに置いてちゃいけません!
 整理するタイミングを決めておくのもいいことです。自分は、5月の連休前、夏休み前、年末休み前、年度末の1日を整理Dayにしていました。

(2)整頓 … 要るものを要るときにすぐ出せるようにする

 ここで気を付けなければいけないのは、「ファイル細分化病」に陥らないことです。ある業務の塊ごとにファイリングするのですが、順番は時系列など単純化してしまうことが大事。重要な決定事項には付箋でも付けておけばいいでしょう。
 複数の業務に使われた資料は、それぞれのファイルに重複して入れておく方が便利です。「減らすこと」だけが効率化なのではありません。
 部署での共通ファイルの収納方法については、緩いルールを厳密に運用する方が、厳密なルールを適当に運用するより有効です。

(3)清潔 … 整理・整頓・清掃した状態を維持する

 実はここには「清掃」という概念も含んでいるのでちょっとズルをしています。ただ、「維持する」ということの重要性を強調したい考えから「清潔」を選びました。
 「維持する」ということは、同じ状態を保持するという考え方では出来ません。もっと良くしていこう、という意志を継続することが大事だと思います。
 もっと個人持ちの資料の数は絞れるんじゃないか、もっと机上のスペースは広げられるんじゃないか、もっとガラクタは減らせるんじゃないか、と日々工夫していくことで「維持できる」ものではないでしょうか。


 日産のゴーン社長のオフィスをテレビで見たことがあります。デスクの上には何もありません。書類を置くトレイさえも無いのです。
 それでどうして膨大な経営判断をしていたのか? 秘密はすぐわかりました。決済をした書類は当人に返しますが、その瞬間に関連資料は破ってゴミ箱に捨てるからです。保留などはせず、全てその場で判断してしまうから机上には常に何もなかったのです。 仕事のやり方を根本から考えさせられました。
 その時点でもっているデータや知識で即決してしまい、その決断に責任を持つこと。これが優れた経営者のパワーだと感じ入った次第です。

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50代前半。化学系と印刷系の会社で研究・開発・製造・企画系の業務経験あり。

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